Integritetspolicy

För att kunna bedriva sin verksamhet är det nödvändigt för DialOk Communications Finland Oy att samla in och hantera personuppgifter om kunder, samarbetspartner och underleverantörer. All behandling av personuppgifter sker med respekt för de registrerades integritet.

1. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

DialOk Communications Finland Oy
FO-nummer: 1709892-1
Adress: Kägelstranden 1, 02150 Esbo, Finland

Dataskyddsombud
Heidi Kilpelä
tietosuojavastaava@sfgyhtiot.fi

2. Korrekt behandling av personuppgifter

Genom ändamålsenliga rutiner för informationshantering säkerställer vi att våra metoder för behandling av personuppgifter och våra åtgärder för att skydda personuppgifter är lämpliga och uppfyller kraven i dataskyddsförordningen (GDPR).

DialOk Communications Finland Oy har implementerat följande principer:

• Behandlingen av personuppgifter sker för ett specifikt ändamål och med en laglig grund. Behandlingen är transparent för den registrerade.
• Vi behandlar endast de personuppgifter som är nödvändiga och endast för de ändamål för vilka uppgifterna ursprungligen samlades in.
• Vi fattar inga beslut som enbart grundar sig på automatiserat beslutsfattande och utför ingen profilering baserad på de personuppgifter vi behandlar.
• Personuppgifter behandlas endast av personer inom organisationen som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter. Uppgifter lämnas endast ut till externa parter när det är motiverat och nödvändigt.
• Personuppgifter lagras på ett säkert sätt och endast så länge det är nödvändigt.
• Vi säkerställer att personuppgifterna är korrekta och uppdaterade.

3. Ändamål med behandlingen av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter om våra konsument- och avtalskunder för att kunna tillhandahålla kundservice, administrera avtal och beställningar, leverera och underhålla tjänster, sköta fakturering samt hantera andra frågor som rör kundrelationen, såsom reklamationer kopplade till tjänsteproduktionen och kommunikation. Dessutom kan uppgifter behandlas för att tillvarata våra konsumentkunders intressen.

I samband med leveransen av våra tjänster kan telefonsamtal spelas in för kvalitetskontroll, utbildning, kundservice, verifiering av affärshändelser och rättsskydd. Mer information om behandlingen av samtalsinspelningar finns i respektive registerspecifika integritetspolicy.

Vi behandlar även personuppgifter om kontaktpersoner hos kundföretag och samarbetspartner för ovan nämnda ändamål samt för att möjliggöra tjänsteproduktionen och uppfylla lagstadgade skyldigheter relaterade till vår affärsverksamhet.

Mer information om ändamålen med behandlingen finns i integritetspolicyn för respektive personregister (nedan).

4. Register och personuppgifter som samlas in

Vi behandlar och lagrar personuppgifter huvudsakligen i följande register:

• Kundregister
• Personalregister för kundföretag
• Partnerregister
• Prospektregister
• Rekryteringsregister
• Register över webbplatsens cookies

5. Rättslig grund för behandlingen

Vi behandlar personuppgifter för att fullgöra avtal mellan den personuppgiftsansvarige och den registrerade samt för att uppfylla den personuppgiftsansvariges rättsliga skyldigheter. Behandlingen kan även grunda sig på den registrerades samtycke eller den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

Mer information om den rättsliga grunden för behandlingen finns i respektive registerspecifika integritetspolicy (ovan).

6. Insamling av uppgifter

Vi samlar i första hand in personuppgifter direkt från den registrerade via olika kommunikationskanaler, exempelvis när personen besöker vår webbplats eller beställer en produkt eller tjänst från oss. Personuppgifter kan även erhållas från det företag som personen representerar samt från andra intressenter genom masskommunikation, marknadsföring eller liknande.

Vid behandlingen av personuppgifter kan vi även använda system som innehåller artificiell intelligens, exempelvis för dataanalys, hantering av kommunikation, stöd för kundserviceprocesser och utveckling av tjänsternas kvalitet. Användningen av artificiell intelligens sker alltid för ett definierat ändamål och behandlingen av personuppgifter sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

De uppgifter som samlas in används endast för det ändamål för vilket de ursprungligen samlades in.

7. Lagring av uppgifter

Vi lagrar personuppgifter under kund- eller samarbetsrelationens giltighetstid och därefter endast så länge det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy och i de registerspecifika integritetspolicyerna eller för att uppfylla lagstadgade skyldigheter.

Lagringstiderna varierar mellan olika register. Mer information om lagringstiderna finns i integritetspolicyn för respektive register.

När lagringstiden har löpt ut raderas eller anonymiseras personuppgifterna, om inte lagstiftning, skyldigheter avseende utestående fordringar, myndighetsföreskrifter eller pågående rättsliga anspråk kräver att uppgifterna bevaras under en längre tid.

8. Utlämnande av uppgifter

Personuppgifter lämnas endast ut till DialOk Communications Finland Oy:s koncernbolag (SFG Yhtiöt Oy och Line Carrier Oy) samt till de tjänsteleverantörer och samarbetspartner som anlitas för att utföra sina uppdrag.

Uppgifter kan överföras eller lämnas ut för följande ändamål:

• systemleverantörers tjänster och underhåll av system
• centraliserad kundservice
• IT-support
• extern bokföring
• genomförande av marknadskommunikation

Dessutom kan uppgifter lämnas ut till myndigheter när detta krävs enligt lag eller när en myndighet framställer en lagstadgad begäran om uppgifter. Uppgifter överförs även till de informationssystem som används av företagets tjänsteleverantörer.

DialOk Communications Finland Oy anlitar olika tjänsteleverantörer och underleverantörer som behandlar personuppgifter för DialOks räkning.

Sådana tjänster kan bland annat omfatta:

• moln- och IT-systemtjänster
• IT-support och underhållstjänster
• ekonomiförvaltningstjänster
• informationssäkerhets- och övervakningstjänster

Med samtliga personuppgiftsbiträden har lämpliga personuppgiftsbiträdesavtal ingåtts. Personuppgifter behandlas endast enligt instruktioner från den personuppgiftsansvarige.

9. Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter i våra register överförs som huvudregel inte till länder utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), och inte heller till internationella organisationer.

Vid tillhandahållandet av våra tjänster kan DialOk Communications Finland Oy dock anlita underleverantörer, resurser eller applikationer som är belägna utanför EES. I sådana fall säkerställer DialOk Communications Finland Oy att överföringen har en laglig grund och att personuppgifterna skyddas genom personuppgiftsbiträdesavtal med personuppgiftsbiträdet och eventuella underbiträden, Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (Standard Contractual Clauses, SCC) samt lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Vid behov genomförs dessutom en konsekvensbedömning av överföringen (Transfer Impact Assessment, TIA). I samtliga fall sker överföringen av personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen och annan tillämplig lagstiftning och endast i den utsträckning som är absolut nödvändig för det aktuella ändamålet.

10. Informationssäkerhet och riktlinjer för behandling av personuppgifter

Personuppgifter lagras i en säker IT-miljö och behandlas endast av företagets anställda via krypterade anslutningar från skyddade arbetsstationer, där åtkomst sker med personliga användarkonton.

Organisationen har säkerställt att endast de personer vars arbetsuppgifter kräver behandling av personuppgifter har tillgång till uppgifterna och att behörigheterna är noggrant begränsade till administrativa och verksamhetsrelaterade uppgifter.

Mer information om de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärderna finns i respektive registerspecifika integritetspolicy (ovan).

11. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att få information om behandlingen av sina personuppgifter (rätt till tillgång) samt rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifter (rätten att bli bortglömd) eller begränsning av behandlingen.

Den registrerade har dessutom rätt att invända mot behandlingen av sina personuppgifter samt mot beslut som enbart grundar sig på automatiserat beslutsfattande och profilering.

Rätten till radering, begränsning eller invändning gäller dock inte i de fall där behandlingen av personuppgifter är nödvändig enligt lag eller av andra berättigade skäl.

Den registrerade har rätt att få ett ärende som gäller utövandet av sina dataskyddsrättigheter prövat av den behöriga tillsynsmyndigheten om vi inte har behandlat personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

12. Ytterligare information och begäranden

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter som registrerad, vänligen kontakta DialOk Communications Finland Oy:s dataskyddsombud:

Dataskyddsombud
tietosuojavastaava@sfgyhtiot.fi

Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot dataskyddsförordningen har du rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten:

Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Växel: +358 29 566 6700
Registratorskontor: +358 29 566 6768
E-post: tietosuoja@om.fi
Webbplats: www.tietosuoja.fi