Tietosuojaseloste

Yrityksen toiminnan kannalta on välttämätöntä kerätä ja hallinnoida DialOk Communications Finland Oy:n asiakkaiden, kumppaneiden ja alihankkijoiden henkilötietoja. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

DialOk Communications Finland Oy
Y-tunnus: 1709892-1
Osoite: Keilaranta 1, 02150 Espoo

Tietosuojavastaava
Heidi Kilpelä
tietosuojavastaava@sfgyhtiot.fi

2. Henkilötietojen asianmukainen käsittely 

Asianmukaisen tiedonkäsittelyn menetelmillä varmistetaan, että toimintatapamme henkilötietojen käsittelyssä sekä toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi ovat asianmukaiset ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Asianmukaisen tiedonkäsittelyn menettely on toteutettu DialOk Communications Finland Oy:ssä seuraavalla tavalla:

Tietojen käsittelyyn on tietty käyttötarkoitus ja lainmukainen peruste. Käsittely on rekisteröidyn kannalta läpinäkyvää. 
Rekisteröidyistä käsitellään vain tarpeellista tietoa ja vain siihen tarkoitukseen, mihin tiedot on alunperin kerätty. 
Emme tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä emmekä profilointia käsittelemiemme henkilötietojen perusteella.
Tietoja voivat käsitellä organisaatiossa vain ne henkilöt, joilla on siihen työnsä puolesta tarve. Tietoja luovutetaan ulkopuolisille vain tarkoituksenmukaisella tavalla. 
Tietoja säilytetään asianmukainen turvallisuus huomioiden ja vain niin kauan kuin on välttämätöntä.
Tiedot ovat täsmällisiä ja ajan tasalla.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Käsittelemme kuluttaja- ja sopimusasiakkaidemme henkilötietoja, jotta voimme mahdollistaa asiakkaidemme palvelemisen, sopimusten ja tilausten hallinnoinnin, palveluiden toimituksen, ylläpidon ja laskutuksen, sekä muiden asiakkuuteen liittyvien asioiden hoitamisen, kuten palveluntuotantoon liittyvät reklamaatiot ja viestinnän. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa kuluttaja-asiakkaidemme etua.

Palveluidemme toteuttamiseen voi liittyä puheluiden tallentamista laadunvarmistus-, koulutus-, asiakaspalvelu-, liiketapahtumien todentamis- ja oikeusturvatarkoituksiin. Tarkemmat tiedot puhelutallenteiden käsittelystä löytyvät rekisterikohtaisista tietosuojaselosteista.

Käsittelemme asiakasyritysten ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja edellä mainittujen tarkoitusten lisäksi mahdollistaaksemme palveluntuotannon sekä toteuttaaksemme yritystoimintaan liittyvät lakisääteiset velvollisuudet.

Tarkempaa tietoa käsittelyn tarkoituksesta saat kunkin henkilötietorekisterin omasta tietosuojaselosteesta (alla).

4. Rekisterit ja kerättävät henkilötiedot

Käsittelemme ja säilytämme henkilötietoja etupäässä seuraavissa rekistereissä:

5. Käsittelyn oikeusperuste 

Käsittelemme henkilötietoja rekisterinpitäjää ja rekisteröityä koskevan sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Oikeusperusteena voi olla myös rekisteröidyn suostumus sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Tarkempaa tietoa käsittelyn oikeusperusteesta saat kunkin henkilötietorekisterin omasta tietosuojaselosteesta (yllä).

6. Tietojen kerääminen 

Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa henkilöltä itseltään eri viestintäkanavissa esimerkiksi kun henkilö vierailee verkkosivuillamme tai tilaa meiltä tuotteen tai palvelun. Henkilötietoja voidaan saada myös henkilön edustamalta yritykseltä sekä muilta sidosryhmiltä joukkoviestinnän, markkinoinnin tai vastaavien kautta.

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan hyödyntää myös tekoälyä sisältäviä järjestelmiä esimerkiksi tietojen analysointiin, viestinnän käsittelyyn, asiakaspalveluprosessien tukemiseen sekä palveluiden laadun kehittämiseen. Tekoälyn käyttö tapahtuu aina määriteltyyn käyttötarkoitukseen, ja henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Saatuja tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on alun perin kerätty.

7. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja asiakas- tai yhteistyösuhteen ajan ja sen jälkeen vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa ja rekisterikohtaisissa tietosuojaselosteissa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat rekistereittäin. Tarkemmat tiedot henkilötietojen säilytysajoista löytyvät kyseisen rekisterin tietosuojaselosteesta.

Henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan säilytysajan päättyessä, ellei lainsäädäntö, avoimiin saataviin liittyvät velvoitteet, viranomaismääräykset tai vireillä olevat oikeudelliset vaateet edellytä tietojen säilyttämistä pidempään.

8. Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan DialOk Communications Finland Oy:n konserniyhtiöille (SFG Yhtiöt Oy ja Line Carrier Oy) sekä sen käyttämille palveluntuottajille ja kumppaniyrityksille näiden tehtävien hoitamiseksi.

Tietoja voidaan siirtää tai luovuttaa seuraaviin tarkoituksiin:

järjestelmätoimittajien tehtävät ja palveluiden ylläpito
keskitetty asiakaspalvelu
IT-tuki
ulkoinen kirjanpito
markkinointiviestinnän toteuttaminen

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla tai jos viranomainen esittää lakiin perustuvan tietopyynnön. Tietoja siirretään yrityksen käyttämien palveluntuottajien tietojärjestelmiin.

DialOk Communications Finland Oy käyttää henkilötietojen käsittelyssä erilaisia palveluntarjoajia ja alihankkijoita, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä DialOkin lukuun.

Tällaisia palveluita voivat olla esimerkiksi:

pilvi- ja tietojärjestelmäpalvelut
IT-tuki- ja ylläpitopalvelut
taloushallinnon palvelut
tietoturva- ja valvontapalvelut

Kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, ja henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

9. Tietojen siirto EU:n tai Eta:n ulkopuolelle

Rekisterien sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. DialOk Communications Finland Oy saattaa kuitenkin palveluja tuottaessaan käyttää alihankkijoita, resursseja ja sovelluksia, jotka sijaitsevat Euroopan talousalueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa DialOk Communications Finland Oy varmistaa, että tiedon siirrolle on olemassa laillinen oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan edellyttämällä henkilötietojen käsittelijän ja sen mahdollisten alikäsittelijöiden kanssa tehtävää tietojenkäsittelysopimusta ja Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita, sekä asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojaustoimenpiteiden noudattamista. Lisäksi tällaisen henkilötietojen siirron yhteydessä toteutetaan tarvittaessa TIA-vaikutustenarviointi. Kaikissa tapauksissa henkilötietojen siirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on ehdottoman välttämätöntä tietojen käyttötarkoitukseen nähden.

10. Tietoturva ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät toimintaohjeet

Henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käsittelevät ainoastaan yrityksen työntekijät salatun yhteyden kautta suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Organisaatiossa on varmistettu, että vain niillä henkilöillä joiden työtehtäviin henkilötietojen käsittely liittyy, on pääsy kyseisiin tietoihin, ja että käsittelyoikeudet on tarkasti rajattu ylläpidollisiin ja hallinnollisiin tehtäviin.

Tarkempaa tietoa rekisterien teknisestä ja hallinnollisesta suojauksesta saat kunkin henkilötietorekisterin omasta tietosuojaselosteesta (yllä).

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa omien henkilötietojensa käsittelystä (tarkastusoikeus) ja oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista (oikeus tulla unohdetuksi) taikka käsittelyn rajoittamista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä, automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä sekä profilointia. Poistamis-, rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietosuojaan liittyvien oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi valvontaviranomaiselle, mikäli emme ole noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä.

12. Lisätiedot ja tietopyynnöt

Henkilötietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksia koskevissa pyynnöissä tulee olla yhteydessä DialOk Communications Finland Oy:n tietosuojavastaavaan: tietosuojavastaava@sfgyhtiot.fi.

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, voit tehdä valituksen tietosuojavalvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi