Ulkoistettu puhelinvaihde varmistaa yrityksesi tavoitettavuuden
Asiakkaat ottavat yhteyttä yritykseesi usein soittamalla. Jos puheluun ei vastata, hän soittaa kilpailijallesi. Puhelimen ääressä päivystäminen kuluttaa työntekijöidesi aikaa ja resursseja, jotka voisi käyttää muuhun. Pystytkö varmistamaan sen, että kaikki asiakkaat saavat yritykseltäsi vastauksen kysymyksiinsä?
Ulkoistettu puhelinvaihde vapauttaa aikasi keskittymään omaan ydinliiketoimintaasi ja auttaa sinua palvelemaan asiakkaitasi paremmin. Vaihteenhoitopalvelun avulla kontaktit ohjataan systemaattisesti oikealle henkilölle, ne voidaan jäljittää ja raportoida ja palvelun laatu pysyy korkeana.
Älä tuhlaa aikaasi puhelimen ääressä päivystämiseen, vaan luota vaihteenhoito ammattilaisille! Pyydä tarjous vaihteenhoitopalveluista ja myyjämme ottaa sinuun yhteyttä.
Kuka hoitaa puhelinvaihdettasi?
Kenen vastuulla on yrityksesi puhelimeen vastaaminen? Monissa yrityksissä on vanhasta tottumuksesta oma vaihteenhoitaja tai puhelin on henkilöstön hoidettavissa muiden tehtävien ohella. Vaihdetta ei hoida välttämättä kukaan. Puheluita voi jäädä vastaamatta, asiakkaat eivät saa palvelua ja kääntyvät kilpailijoiden puoleen.
Puhelinvaihteen ulkoistaminen tulee usein kyseeseen, kun yritysjärjestelyt, eläköitymiset, kasvava kontaktivolyymi tai tarve parantaa vaihteen toimintaa herättävät tarpeen löytää uusia ratkaisuja vaihteenhoitoon.
Ulkoistettu puhelinvaihde auttaa sinua tehostamaan kontaktien käsittelyä ja pitämään palvelun laadun korkealla. Ammattimaisen vaihteenhoitopalvelun tehtävämme on kehittää vaihdepalvelun prosessit huippuunsa – kun me hoidamme vaihdettasi, kehitämme samalla yrityksesi toimintaa.
Ulkoistettu vaihde, parempi tavoitettavuus
Sujuva vaihteenhoitopalvelu mahdollistaa yrityksen, asiakkaiden ja sidosryhmien saumattoman sekä tehokkaan yhteydenpidon. Ulkoistettu vaihde tai tarpeeseen räätälöity osittainen vaihdepalvelu takaa, että asiakkaat ja sidosryhmät tavoittavat yrityksesi avainhenkilöt.
Toimivalla puhelinvaihteella tuetaan yrityksen tulosta ja tehokkuutta. Yhtenäisillä toimintatavoilla, asiakkaan liiketoimintaan perehtymisellä ja ammattimaisella vastauskeskustoiminnallemme varmistamme, että palvelukokemus on korkea- ja tasalaatuinen.
Mietityttääkö vaihdepalvelun ostaminen, menetkö sekaisin termistön kanssa tai oletko huolissasi yrityksen brändin säilyvyydestä? Lue oppaamme vaihteenhoitopalvelun ostamiseen!
Asiakkaamme suosittelevat DialOk:n vaihdepalvelua
”Yhteistyö on ollut todella hyvää. Ymmärrämme toisiamme ja olemme saaneet paljon aikaiseksi melko nopealla aikajänteellä. Line Carrierin ja DialOk:n kanssa tehtävän yhteistyön myötä on pystytty löytämään sellainen kokonaisratkaisu, mikä palvelee koko puheluliikennettä ja asiakkaiden kontaktointia”
Aro-Yhtymä, tietohallintojohtaja Tomi Valasvuo
Suomalainen ohjelmistoyritys Analyse2 Oyj on luottanut DialOk Communications Finland Oy:n ulkoistettuun puhelinvaihdepalveluun jo seitsemän vuoden ajan.
Puhelinvaihteen ulkoistaminen käynnistyy tilannekartoituksella
Joustavat toimintamallimme takaavat sen, että yrityksellesi voidaan koostaa tarpeisiin skaalautuva vaihteenhoitoratkaisu.
Vaihteenhoitopalvelun käyttöönotto tapahtuu sujuvassa aikataulussa, tiiviillä yhteistyöllä asiakasyrityksen kanssa. Palvelu otetaan käyttöön asiakasyrityksen liiketoimintaan perehtymisen, vastauskeskushenkilöstön koulutuksen ja teknisten testausten jälkeen.
Customer Success Manager-tiimimme huolehtii sujuvasta yhteistyöstä vaihdepalvelun ulkoistamisprosessin kaikissa vaiheissa. Vaihdepalvelun käyttöönotto hoituu joustavasti yhteistyössä asiakkaan, CSM-tiimin sekä tekniikan kanssa.
Customer Success Manager koordinoi prosessin vaiheet ja käy huolellisesti läpi koko palveluketjun toimivuuden sekä sen yksityiskohdat. Palvelun laatua sekä tavoitteellisuutta kehitetään raportoinnin ja yhteisten seurantapalaverien avulla.
Palvelun laatua ylläpidetään jatkuvasti
Yhteisen työskentelytavan ja vaihteenhoitopalvelun laatutason varmistamiseksi käytössämme on pitkälle kehitetty, yhdessä laatuvalmennukseen erikoistuneiden asiantuntijoiden kanssa rakennettu Quality Coaching -prosessi. Jatkuva coaching varmistaa sen, että ulkoistettu puhelinvaihde pystyy huolehtimaan asiakkaistasi juuri sinun yrityksesi brändin mukaisesti.
Diccas Palvelutietokannassa pidät itse helposti ja nopeasti henkilöstösi yhteystiedot ajan tasalla, jotta vaihteenhoito pystyy välittämään puhelut oikeille henkilöille. Sen avulla asiakkaille voidaan tuottaa nopeampi ja parempi palvelukokemus, kun näkymä henkilöstön tavoitettavuuteen saadaan esille yhdellä silmäyksellä.
Mobiiliresponsiivisen Diccasin kautta voit päivittää poissaolotiedot sekä henkilöstömuutokset helposti ja turvallisesti suoraan vaihteenhoitajien käyttämään välitysjärjestelmään myös puhelimella. Samalla tiedot päivittyvät reaaliaikaisesti myös kaikille Diccasia käyttäville henkilöille omassa organisaatiossasi.
Vaihdepalvelun laatua seurataan ja kehitetään raportoinnin avulla. Käytettävänäsi on edistyksellinen selainpohjainen raportointijärjestelmä, joka mahdollistaa avaintietojen tarkastelun milloin tahansa. Valittavana on neljä erilaista raportointimoduulia yrityksen tarpeen mukaisesti.
Puheluiden ylivuotopalvelu – reipas lisäresurssi palveluksessasi
Jos puhelinvaihteen ulkoistaminen ei ole yrityksellesi vielä ajankohtaista, vaan haluat huolehtia puhelunvälityksestä ensisijaisesti itse, tarjoamme avuksesi ylivuotopalvelua. Ylivuotopalvelun avulla yrityksesi on tavoitettavissa myös palveluaikojen ulkopuolella.
Ylivuoto helpottaa ruuhkahuippujen asiakaspalvelua ja vähentää vuorotyön tarvetta. Työntekijöidesi ei tarvitse olla paikalla kellon ympäri vastatakseen kaikkiin yhteydenottoihin. Ylivuotopalvelu tulee hätiin silloin, kun omat resurssit eivät riitä kaikkiin puheluihin vastaamiseen.
Lue lisää vaihteenhoidosta
-
Miten tunnistaa kalastelupuhelut? Phishing-puhelut tavoittelevat rikoshyötyä
Miten tunnistaa kalastelupuhelut? Phishing eli tietojenkalastelu on rikollista toimintaa, jolla yritetään saada haltuun luottamuksellisia tietoja. DialOk:n vaihteenhoitajat on koulutettu tunnistamaan tietojenkalastelu.
-
Vaihteen puheluista yli 10% voi olla kalastelupuheluita – kalastelupuheluiden tunnistaminen puhelinvaihteessa
Kalastelupuheluiden tunnistaminen puhelinvaihteessa – vaihteen puheluista yli 10% voi olla kalastelupuheluita. Tunnistaminen ja estäminen kiinnostaa yrityksiä, sillä vääriin käsiin päätyneillä tiedoilla voi olla vakavia seurauksia.
-
Vaihdepalvelun ostajan opas
Kun kontaktien määrä kasvaa, aletaan yrityksessä miettimään järkevää ratkaisua sisään tulevien puhelujen hoidolle. Pitäisikö ostaa vaihdepalvelu?
Taloudelliset hyödyt
Puhelinvaihteen ulkoistaminen varmistaa, että jokainen puhelu käsitellään ja et menetä asiakkaita.
Säästät työntekijäkuluissa ja omien asiantuntijoiden aika ei laiteinvestoinneissa.
Tehokkuutta toimintaan
Systemaattiset toimintatavat, raportointi, integraatiot ja yhteinen kehitystyö hiovat vaihteen tehokkaaksi ja tavoitteita palvelevaksi kokonaisuudeksi.
Parempi yrityskuva
Tavoitettavuus on hyvän asiakaskokemuksen kulmakivi.
Yhtenäiset toimintatavat, asiakkaan liiketoimintaan perehtyminen ja ammattimainen vastauskeskustoimintamme varmistaa, että palvelukokemus on korkea- ja tasalaatuinen.